공익활동에서 가장 중요한 게 있다면, 물론 그건 개인보다는 공동체를 생각하는 마음일 겁니다. 하지만 막상 실전에서 공익활동을 준비하는 활동가들에게는 그 마음을 실현할 구체적인 단계를 밟아 나가야 한다는 현실적인 문제가 존재하죠. 그래서 공익활동가들에게 무엇보다 필요한 것은 이런 공익활동을 향한 의지를 실현할 실질적인 업무 능력을 함양하는 것입니다. 그래서 중간지원조직인 군포시공익활동지원센터에서는 공익활동가들을 위한 역량강화 교육을 꾸준히 준비해 오고 있습니다. 이번에도 군포시공익활동지원센터에서 활동가들을 위한 역량강화 교육을 준비했다고 해서 찾아가 보았습니다. 배우려는 의지로 가득한 현장으로 함께 가보실까요?

[공익활동가를 위한 교육이 진행된 군포시공익활동지원센터]

 

이날의 교육은 공문서 작성을 위한 교육으로 진행되었습니다. 공문서가 공익활동과 어떤 관련이 있을지 궁금해하실 수도 있는데요. 보통은 공공기관에서 일하는 사람만 공문서를 작성한다고 생각하시기 쉽지만, 사실 공공기관에서 진행하는 사업에 지원하는 등 공공기관에 서류를 접수할 때 공문서 작성 요령을 정확히 알고 있는 것은 필수적이라고 할 수 있겠습니다.

 

[공익활동가를 위한 교육 현장 현수막]

 

공익활동의 경우, 국가 혹은 지자체에서 진행하는 사업에 지원하게 될 일이 생기게 되는 경우도 있기 때문에 공문서 작성 요령에 대해 알아두는 것이 좋습니다. 그래서 군포시공익활동지원센터에서도 현장에서 바로 활용할 수 있는 공문서 작성 실무 교육을 준비한 것입니다.

 

 [강의를 듣는 공익활동가들이 수업에 집중할 수 있도록 중간중간에 다양한 예시와 자세한 설명을 덧붙여준 한종문 강사]

 

오늘 교육을 담당한 한종문 강사는 각종 공공 기관에서 공문서 작성 관련 교육을 진행한 경험이 있는 베테랑입니다. 한 강사는 참석한 공익활동가들이 공문서의 개념부터 차근차근 배워나갈 수 있도록 배려하는 사려 깊은 강의를 이어 나갔습니다.

행정상 공문서라는 것은 행정기관 또는 공무원이 직무상 작성하고 처리한 문서 및 행정기관이 접수한 문서를 뜻하는 말입니다. 사문서의 경우에도 각종 신청서, 진정서 등과 같이 행정기관에 제출하여 접수하게 된 것은 공문서로 취급되기 때문에 공익활동가들이 공익활동을 위해 작성하게 되는 각종 문서 역시 공문서의 범주에 들어간다는 것을 알 수 있었습니다.

 

[열정적인 강의가 이어지고 있는 현장]

 

우리에게 반드시 필요한 것 중에 하나가 공문서라는 것은 알겠지만, 공문서라는 단어 자체가 주는 무게감과 어려울 것만 같이 느껴지는 선입견은 어쩔 수 없을 것만 같은데요. 규칙이 너무 세세하고 번잡하여 비능률성을 초래하는 현상을 의미하는 ‘레드 테이프’1)라는 용어의 출발도 공문서였다는 것을 감안하면 무리가 아닐지도 모릅니다. 하지만 사실 공문서 작성 요령은 무엇보다도 일 처리의 효율성을 생각해 구성되어 있습니다. 공문서를 작성하는 이유는 여러 가지가 있지만, 무엇보다도 업무처리에 대한 의사소통이 대화로는 불충분하여 문서가 필요할 때 가장 유용합니다. 만약, 어떤 사안에 대해서 A라는 결론을 내렸는데, 같은 담당자가 기억하지 못하거나 담당자가 교체되는 등 시간이 지났을 때 A라는 결론으로 합의하였다는 증거가 전혀 없다면 몹시 곤란한 상황이 되겠지요? 이 때문에 특히 공적인 업무처리는 형식상 또는 절차상 문서가 필요하고, 이 때문에 공문서가 존재하게 됩니다. 그래서 공문서는 의사의 기록 및 구체화, 의사의 전달, 의사의 보존, 업무의 연결 및 조정, 자료 제공 등의 기능을 하게 됩니다. 무엇보다도 효율이 중요하기 때문에 공문서는 신속 처리의 원칙, 책임처리의 원칙을 준수하여야만 합니다. 또한 공문서는 적법처리의 원칙도 준수해야 하는데, 이는 공문서는 자기가 원하는 형식으로 함부로 변경할 수 없다는 의미입니다. 공문서는 적합한 형식을 준수하여 작성하여야 할 필요가 있습니다. 이 역시 효율성을 준수하기 위해서라고 할 수 있는데요. 누가 업무를 처리하더라도 동일한 양식으로 되어 있는 문서가 있어야 같은 문서에 남아 있는 의사를 전달받고 업무를 연결하여 처리할 수 있겠죠. 현재 공문서에서 가장 표준이 되는 문서는 행정안전부 운영 편람입니다. 한 강사는 어떤 포털 사이트던 검색 한 번만 하면 금세 찾을 수 있다고 귀띔했습니다. 이렇게 쉽게 찾을 수 있는 내용이지만, 관심을 갖고 찾아보지 않으면 알 수 없는 내용을 배울 수 있다는 것만으로도 참석자들의 눈빛이 점점 초롱초롱해지는 것을 느낄 수 있었습니다.

 

[긴 시간 진행된 교육에도 계속해서 교육에 집중하고 있는 공익활동가들]

 

공문서의 기본 개념과 공문서의 존재 이유에 대해 들은 이후, 한 강사는 본격적으로 공문서 작성 방법에 대한 강의를 이어 나갔습니다. 행정기관의 의사를 결정하기 위해 문안을 작성하는 것을 기안(起案)이라고 합니다. 기안은 주로 상급자의 지시 사항이나 접수한 문서를 처리하기 위해 법령, 훈련, 예규 등을 근거로 하여 작성하게 됩니다. 이때 무엇보다 중요한 것은 기안의 근거를 밝히는 것인데요. 단순히 센터장의 지시 사항, 팀장님의 지시 사항처럼 근거가 빈약하거나 없는 기안은 전체적인 문서의 인상이 약해지는 결과를 낳게 됩니다. 근거가 명확하게 있다는 말은 사업 활동의 목적, 방향, 실행 방법이 잘 드러난다는 뜻입니다. 이 기안을 작성할 수밖에 없는 이유를 설득력 있게 제시하여야 기안의 의미가 살아난다고 할 수 있습니다. 관련자들이 내용을 쉽게 알 수 있도록 필요한 정보를 골라 입력해야 하는 것은 당연하겠지요?

참석자들 역시 모두 공익활동의 최전선에 있는 이들이어서 그런지 실질적인 도움이 되는 공문서에 대한 설명을 열정적인 자세로 들었습니다. 강사님도 이런 학구열에 보답하듯 열정적으로 기안문의 실제 작성 요령에 대해서 하나하나 설명했습니다. 띄어쓰기를 몇 칸 해야 하는지까지 모두 규정으로 정해져 있는 기안문의 작성 세부 요령을 실제로 기안문을 써야 할 때가 돼서 배운다면 본래 전하려고 했던 내용을 충분히 전달할 수 없겠죠. 참석자들은 모두 이번 기회를 통해 공문서 작성 요령을 확실하게 배울 수 있도록 집중했습니다.

공문서 작성 실무에 대한 수업이 끝난 후, 곧바로 이어서 보고서 작성 스킬에 대한 강의가 이어졌습니다. 보고서는 담당자가 상사에게 특정 업무의 계획, 내용, 진행 상황, 결과, 대응 방안 등을 보고하기 위해 작성한 문서를 말합니다. 이 보고서에는 논리성을 바탕으로 구체적인 실행 계획을 포함해 정보를 공유함과 동시에 설득, 해결을 목표로 하는 것이 바로 보고서입니다. 보고서에서 가장 중요한 것은 선입견을 가지지 않고, 사실을 기반으로 작성하는 것입니다. 그래서 보고서에는 객관적인 수치, 신빙성 있는 자료를 함께 제시해야만 합니다. 이러한 근거들이 뒷받침되지 않으면 그 보고서는 자연스레 설득력을 잃게 되기 때문입니다.

올바른 보고서를 작성하기 위해 무엇보다도 가장 우선해야 할 것은 보고서를 써야만 하는 상황을 포착하여 보고서에 담아내는 것입니다. 기존의 상황을 정리한 내용만 있고, 문제 해결의 필요성과 구성 없이 보고서를 작성하게 되면, 당장의 형편을 알려줄 수는 있지만 그 문제를 해결하기 위한 능동적 대처는 어려워집니다. 그건 우리가 몸담은 공동체의 발전을 저해하게 됩니다. 보고서는 마주한 문제점의 현황과 그 해결을 위한 것이라고 할 수 있겠습니다.

보고서가 무엇인지 알았다면, 보고서를 구성하는 항목에 대해 알아보아야겠죠? 보고서는 보고서를 읽는 사람이 제안자가 생각하는 문제점과 그 해결 방안에 자연스럽게 공감할 수 있도록 논리적으로 구성되어 있어야 합니다. 우선 개요를 육하원칙으로 정리합니다. 여기에는 과제명, 참석자, 장소, 주요 내용 등이 포함되어야 합니다. 이후에는 해당 보고서를 추진하게 된 배경과 목적을 밝힙니다. 보고서를 작성하게 된 계기, 필요성 등은 현재 이슈와 쟁점을 밝히는 것이고 이후 목적은 업무 수행이 무엇을 위해서 진행되는 것인지를 명확하게 하는 것입니다. 이후에는 현황과 문제점을 상세하게 밝힙니다. 객관적인 통계와 설문을 활용하여 현재까지의 사실관계를 밝히는 것이죠. 이후에는 이런 문제 상황을 타개할 방안을 구체적으로 밝히고, 그 효과성을 입증합니다. 여기에 기대 효과와 향후 계획을 함께 밝히면 더 좋겠죠? 강사님은 보고서를 작성하는 과정을 자세히 설명하기 위한 예시를 들어가면서 자세히 설명해 주셨습니다.

 

 

[공익활동가들로부터 뜨거운 반응을 얻었던 이날의 교육]

 

2시간 정도 동안 쉬지 않고 진행된 교육이지만, 누구 하나 지치는 기색 없이 이어진 강연이었습니다. 쉬는 시간까지도 질문이 이어졌습니다. 그만큼 공익활동을 향한 이들의 마음이 뜨겁다는 것을 의미하는 것이 아닐까요? 기안문과 보고서는 겉으로 보았을 때는 그저 ‘문서’에 지나지 않지만, 그 안에는 공익활동 실현을 위한 꿈과 미래가 담겨 있습니다. 공익활동이 아니더라도 누군가에게 뜻은 제안하고, 설득할 수 있는 능력은 중요하지만, 특히 많은 이들의 동의와 합의가 필요한 공익활동의 특성상 더욱 절실히 필요한 교육이 아니었나 싶습니다.

향후에도 공익활동가들을 위한 교육이 예정되어 있는데요. 6월 18일 화요일 15:00~18:00, 6. 25.(화) 15:00~18:00에는 비영리단체 조직 운영 전략 및 미션 방안과 비영리단체 성과관리 방법을 배울 수 있는 교육이 준비되어 있고, 9월 26일 목요일 15:00~18:00에는 공익활동가 홍보글 작성 방법 교육이 예정되어 있습니다. 군포시공익활동지원센터는 항상 공익활동가들을 위한 지원을 준비하고 있으니 관심 있으신 분들은 언제든지 찾아주시기를 바랍니다!

 

 

<각주>

레드 테이프 : 당초 관청에서 공문서를 매는 데 쓰는 붉은 끈에서 유래된 말로, 관청식의 번거로운 형식주의를 지칭한다.(출처 : 네이버 지식백과)

 

 

 

시민사회단체 활동가로 처음 발을 내딛은 활동가는 2가지 어려움을 마주하게 되는 경우가 많습니다. 첫째로 시민사회단체에서 사용하는 단어입니다. 오고가는 단어들은 분명 한글이 맞는데 무슨 말인지 이해하기 어렵습니다. 둘째로 공문서와 회계관련 서류입니다. 그나마 보조금 사업을 많이 한 단체는 행정에 필요한 서류 체계가 틀이 있겠지만 그렇지 않은 단체의 활동가는 정부기관/외부기관과 일을 할 때 공문서는 어떤 종류들이 있고, 어떻게 작성해야 하는지 알 길이 없어서 막막합니다.

이와 같은 어려움을 해결하기 위해 기존 활동가들의 경험을 모아 엔구소 ․ 공익활동지원센터 등에서 시민사회단체에서 사용하는 단어, 공문서 작성법, 회계와 관련해 자료를 만들었습니다. 각 자료들을 살펴보고 활동하는 단체의 상황에 맞게 수정 및 보완하여 사용하면 좋을 것 같습니다.

 1. 신입활동가에게 도움이 되는 키워드 50(엔구소)

* 사진 : 신입활동가에게 도움이 되는 키워드 50. 자료집 28쪽

새내기 활동가들에게 처음으로 소개하는 자료는 ‘신입활동가에게 도움이 되는 키워드 50(이하 키워드 50)’이라는 자료집입니다. 이 자료를 만든 곳은 N:GUSO(엔구소)라는 곳인데 N과 연구소를 합쳐서 N을 연구하겠다는 뜻을 품은 곳입니다. 주로 NPO영역, 활동가생태, 공익활동에 관심이 보이는 곳입니다.

키워드 50에 소개된 단어들은 전국 활동가들의 추천을 받아 선정된 단어입니다. ‘선전, 선동, 연명, 1인 시위, 정보공개청구, 조례, 활동가, 원천징수, 단식부기, 기부금영수증, 고유번호, 성명서, 근로계약서, 총회, 집회신고’ 등의 단어들이 있습니다. 단체의 운동방식과 회계, 인사 등 단체 활동과 운영에 필요한 모든 단어를 망라했다고 봐도 무방합니다. 시민사회단체에 방금 들어오셨다구요? 동료들에게 모르는 단어를 묻는 것이 익숙하지 않다구요? 그럼 이 자료집을 보고 시작하시면 좋을 것 같습니다.

- 출처 : https://nguso.imweb.me/19 (엔구소 홈페이지)

- 엔구소 페이스북 : https://www.facebook.com/NGUSO55/?__tn__=kK*F

1-1. 장판 신입활동가를 위한 단어장

제목을 읽고 ‘장판’은 어디인가에 대한 의문이 듭니다. 아마 ‘장판’에 막 들어온 새내기 활동가도 자신이 ‘장판’에 소속되어 있는 줄 모를 확률도 있습니다. 각 단체가 사용하는 단어는 그 단체를 벗어나면 생소할 수 있으니깐요. 엔구소의 ‘키워드 50’을 보고 영감을 받은 ‘장판’에서 N년 활동한 활동가가 만들었습니다. 참고로 ‘장판’은 ‘장애인 운동+판’입니다.

장판에서 주로 사용하는 단어들이 제시되어 있습니다. ‘활보, 420, 비택, 전장연, 장콜’ 등 여기에 나온 단어들만 알아도 금방 단체에 익숙해질 것 같은 느낌이 듭니다.

각 단체에서 사용하는 단어가 널리 사용하는 단어가 된다면, 단체 활동을 많은 사람들과 이야기 나누기 수월해질 꺼라고 생각합니다.

- 출처 : 장애와인권발바닥행동 페이스북 : https://m.facebook.com/footact0420/posts/2344153469061672/

2. 공문서 쉽고 바르게 쓰기(전라북도교육청)

아마 공문서 작성법은 공무원이 가장 잘 알고 있지 않을까 생각합니다. 매일 같이 작성 및 결재하고 수․발신을 하는 곳이 공공기관이니깐요. 그래서인지 공문서 작성과 관련된 자료를 조사했을 때 공공기관에서 제작한 자료들이 많았습니다. 그 중에서 전라북도교육청에서 제작한 ‘공문서 쉽고 바르게 쓰기(이하 공문서)’를 소개합니다.

공문서 자료집은 ‘문서의 종류, 문서의 구성, 검토 및 협조 절차, 결재 종류’ 등을 담고 있습니다. 더불어 ‘견습, 내구연한’ 등 일본식이거나 어려운 말로 사용하던 언어를 ‘수습, 사용연한’ 등 쉬운 말 또는 우리말로 소개도 하고 있습니다.

공문서 자료집을 숙지하게 된다면 기안 작성 시 수신을 누구로 해야 하는지, 본문 내용은 어떻게 작성하는지, 누구의 검토와 결재를 받아야 하는지 알 수 있을 것입니다. 또한 정부기관과 협업을 할 때 손쉽게 소통을 할 수 있을 것이라고 생각합니다.

- 출처 : 전라북도교육청 학교행정업무 자료방 :

 https://www.jbe.go.kr/board/view.jbe?menuCd=DOM_000000105002003000&boardId=BBS_0000209&dataSid=567713

※ 공문서, 서식, 관인 등 행정업무와 관련된 더 다양하고 깊은 내용을 알고 싶다면 ‘행정업무편람(2020)을 살펴보시기 바랍니다.

- 출처 : 행정안전부 간행물 : 

https://www.mois.go.kr/frt/bbs/type001/commonSelectBoardArticle.do;jsessionid=5GK4NxC1lgdGsY1MJPADx1q6.node40?bbsId=BBSMSTR_000000000012&nttId=83951

3. 발로 쓴 회계(충청남도 공익활동지원센터)

회계는 참 요상한 영역입니다. 어떤 활동가는 딱딱 맞아떨어지는 수치들을 보면서 뿌듯함과 성취감을 느끼는 반면, 어떤 활동가는 숫자만 봐도 머리가 아프다고 합니다. 시민사회단체 활동가는 회계담당은 아니더라도 각자 프로젝트/보조금 사업으로 인해 회계 서류를 마주하게 될 확률이 아주 높습니다. 그렇기에 회계와 관련된 내용을 익히는 것은 중요합니다.

발로 쓴 회계는 회계를 왜 하는지부터 시작해, 품의서/결의서 등 집행에 관련한 회계서류, 돈이 나가고 들어오는 것을 볼 수 있도록 도와주는 장부정리에 관한 내용이 있습니다. 또한 자체재정 말고 보조금을 받을 경우 보조금 집행에 관한 기준도 설명해주고 있습니다. 회계서류양식들도 있으니 양식이 고민인 단체 활동가들은 양식도 활용할 수 있습니다.

발로 쓴 회계에 나온 내용을 숙지한다면 새내기 활동가라도 프로젝트 관련 회계업무는 거뜬히 할 수 있으리라 생각합니다.

 - 출처 : 충청남도공익활동지원센터 아카이브 센터발행자료

   https://www.cncivil.org/bbs/board.php?bo_table=data&wr_id=66 (홈페이지에서 다운로드 가능)

4. 관심이 적었던 '공익'의 영역에서 신입활동가로 활동을 한다는 것

(논산 Y 활동가 인터뷰)

다양한 지역과 단체에 새내기 활동가가 있습니다. 새내기 활동가들은 어떤 경험과 활동을 하고 있는지 직접 듣거나 볼 수 있다면 그것 또한 새내기 활동가들이 활동하는데 도움이 되리라 생각합니다.

‘더이음, 아름다운재단, 빠띠, 공익활동가사회적협동조합 동행, 시민사회단체연대회의, 한국시민사회지원조직협의회, 인권재단 사람, 민주주의기술학교, 사단법인 시민’에서 공동주최한 ‘2020년 활동가 - 이야기 주간’에서 새내기 활동가를 인터뷰한 내용이 있습니다.

새내기 활동가를 인터뷰 한 내용에는 어떤 활동을 했는지, ‘공익’영역에 관심은 어떻게 가지게 되었는지, 활동을 통해서 무엇을 얻었는지 등이 기록되어 있습니다. 다른 단체 새내기 활동가의 말을 살펴보면서 자신의 활동을 생각해볼 수 있는 계기가 되길 바랍니다. 더불어 ‘2020 활동가-이야기 주간’에는 다양한 활동을 하는 활동가들의 이야기가 있으니 살펴보시면 활동에 도움이 되지 않을까 생각합니다.

- 출처 : 2020 활동가-이야기 주간, 활동가 인터뷰

https://activistweek.net/interview/?q=YToxOntzOjEyOiJrZXl3b3JkX3R5cGUiO3M6MzoiYWxsIjt9&bmode=view&idx=4068605&t=board